FAX送付状の例文集 — 見積依頼・請求書・お礼・督促のテンプレート【2026年版】

シーン別のFAX送付状例文を集めました

FAX送付状の書き方の総論についてはFAX送付状の書き方とテンプレートで解説しています。本記事は実例集として、シーン別に使える文例を6パターン以上掲載します。コピーして必要な箇所を書き換えれば、そのまま業務に使えます。

それぞれの例文には、使う場面と気をつけるポイントを併記しています。自分のシーンに合うものを選んでください。

例文を使う前に確認したい共通項目

どの例文でも、以下の項目は必ず埋めてください。

• 送信日
• 宛先（会社名・部署名・氏名）
• 差出人（会社名・部署名・氏名・連絡先）
• 件名
• 送信枚数（送付状を含めた総ページ数）
• 本文メッセージ

「様」と「御中」の併用、敬称の漏れ、送信枚数の数え間違いは送付状でよくあるミスです。詳しくはFAX送付状の書き方とテンプレートを参照してください。

例文1: 社外の取引先への標準的な送付状

社外の継続的な取引先に書類を送る場面の例文です。最も汎用的なパターンで、見積書・請求書・契約書類などの送付に使えます。

使う場面: 既存の取引先への定期的な書類送付、見積書・請求書の送付。 ポイント: 「拝啓〜敬具」の形式が基本です。本文は3〜5行に収めると読みやすくなります。

例文2: 初めての相手への送付状

新規の問い合わせや営業で、まだ取引のない相手にFAXを送るときの例文です。自己紹介を盛り込むのが特徴です。

使う場面: 新規取引先への初回連絡、営業資料の送付、初対面の相手への問い合わせ。 ポイント: 「突然のFAXにて失礼いたします」の一言で唐突さを和らげます。詳しくは初めての相手へのFAX送付状を参照してください。

例文3: 依頼・問い合わせの送付状

書類の作成依頼、見積依頼、情報提供の依頼などで使う例文です。依頼内容と返信期限を明確にするのが要点です。

使う場面: 見積依頼、資料請求、情報提供の依頼。 ポイント: 「記」以下に依頼内容を箇条書きでまとめると、相手が処理しやすくなります。回答期限を必ず明示してください。

例文4: お礼の送付状

打ち合わせの後、書類を受領した後、取引完了後などに送るお礼の例文です。文書の送付ではなく、お礼自体が主目的になることもあります。

使う場面: 商談後のお礼、書類受領のお礼、来訪のお礼。 ポイント: 「取り急ぎ、お礼かたがた」の言い回しは、簡潔にお礼を伝えたいときに便利です。長く書きすぎず、感謝の意を明確に伝えてください。

例文5: 督促・確認の送付状

返答や書類の受領が遅れている相手への督促、または受信確認を求める例文です。相手を不快にさせない配慮が必要です。

使う場面: 入金督促、書類提出の督促、返答待ちの確認。 ポイント: 「行き違いの際はご容赦いただきたく存じます」の一言を入れると、相手側の事情を考慮した柔らかい督促になります。期限を明示するのは必須です。

例文6: 個人間・カジュアルな送付状

個人事業主から知人や個人宅への送信、簡易な業務連絡など、堅苦しさを抑えたい場面の例文です。

使う場面: 個人事業主同士のやり取り、知人への送信、簡易な業務連絡。 ポイント: 「拝啓〜敬具」を省略してもかまいません。ただし、最低限の挨拶と用件は記載してください。

例文7: 社内連絡の送付状

支店間や部署間など、社内のFAX連絡で使う例文です。本来、社内では送付状を省略してもよいケースが多いですが、複数支店をまたぐ場合は付けたほうが安全です。

使う場面: 社内の支店間連絡、部署間の業務連絡。 ポイント: 「拝啓」等の前文は不要です。内線番号を記載しておくと問い合わせがスムーズになります。

例文8: 見積依頼のFAX送付状

見積依頼は「何を・いくつ・いつまでに」の3点が抜けると必ず問い合わせが返ってきます。送付状の時点で条件を確定させておくと、往復が一度で済みます。

                                        2026年○月○日

株式会社○○○○
営業部 ○○様

                                    株式会社△△△△
                                    購買部 △△ △△
                                    TEL: 03-0000-0000
                                    FAX: 03-0000-0001

               お見積りのご依頼

拝啓 平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、下記の件につきましてお見積りをお願いしたく、
ご依頼申し上げます。

ご多用のところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願い
申し上げます。

                                              敬具

                  記

1. 品名・仕様  : 別紙仕様書のとおり
2. 数量        : ○○個
3. 納入希望日  : 2026年○月○日
4. 納入場所    : 弊社○○倉庫
5. 見積提出期限: 2026年○月○日
6. 送付枚数    : 本状を含め ○枚

                                              以上

使い分けのポイント: 仕様が複雑なときは「別紙仕様書のとおり」として図面を添付し、送付状には条件だけを書きます。逆に単品の見積もりなら、品名・型番を送付状に直接書いたほうが相手が扱いやすくなります。見積提出期限は必ず入れてください。書かないと後回しにされます。

例文9: 請求書を送るときのFAX送付状

請求書は原本を郵送し、FAXは「取り急ぎの控え」として先に送る運用が一般的です。この前提を送付状に明記しておくと、二重計上や「原本が届いていない」という行き違いを防げます。

                                        2026年○月○日

株式会社○○○○
経理部 ご担当者様

                                    株式会社△△△△
                                    経理部 △△ △△
                                    TEL: 03-0000-0000

           請求書送付のご案内（FAX先送り）

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

さて、○月分のご請求書を作成いたしましたので、
取り急ぎFAXにてお送りいたします。

原本は本日付で郵送いたしますので、恐れ入りますが
到着までしばらくお待ちください。

ご不明な点がございましたら、上記までご連絡ください。

                                              敬具

                  記

1. 請求書番号 : No.○○○○
2. 請求対象期間: 2026年○月分
3. ご請求金額 : 金○○○,○○○円（税込）
4. お支払期限 : 2026年○月○日
5. 送付枚数   : 本状を含め ○枚

                                              以上

注意点: 金額はFAXの読み取り劣化で桁を誤読されることがあります。「金○○○,○○○円」と漢数字の「金」を頭に付け、3桁区切りを入れると誤読が減ります。個人事業主宛てなら「経理部 ご担当者様」を相手の氏名に置き換えてください。

「FAXにて失礼いたします」の正しい使い方

送付状でよく使われる定型句ですが、使うべき場面とそうでない場面があります。

使う場面 — 本来は郵送・持参・対面で渡すべきものを、急ぎのためにFAXで先に送るとき。「略式で申し訳ない」という意味の詫びなので、正式な書類の先送りにこそ合います。

使わない場面 — FAXが正規の伝達手段として合意されている取引（発注書のFAX受付など）。この場合は略式ではないので、詫びる必要がありません。かえって不自然になります。

言い換え表現

なお「FAXを送ってください」と相手に依頼する場合の敬語は、**「FAXをお送りいただけますでしょうか」**が最も自然です。「ご送付ください」でも問題ありませんが、やや事務的な印象になります。

例文を使うときの注意点

件名は具体的に書く

「○○の件」だけでは内容がわかりません。「○月分のご請求書送付の件」「△△プロジェクトのお見積書送付の件」のように、書類の種類と用途がわかる件名にしてください。

送信枚数は必ず数え直す

例文をコピーして使う場合、送信枚数の記載を忘れるとそのまま「本状を含め ○ 枚」と空欄が残ります。送信前に必ず実際の枚数を埋めてください。

敬称の使い分け

「○○ ○○ 様」と「○○部 御中」は併用しません。担当者名がわかっている場合は「様」、部署宛で個人を特定しない場合は「御中」を使います。

期限の書き方

返信期限や対応期限は「○月○日まで」と日付で明記してください。「なるべく早く」「お早めに」では相手が判断に迷います。

送付状の例文と関連記事

よくある質問

Q: 見積依頼のFAX送付状には何を書けばいいですか？

A: 「品名・仕様」「数量」「納入希望日」「納入場所」「見積提出期限」の5項目です。この5つが揃っていないと必ず問い合わせの往復が発生します。特に見積提出期限は必ず記載してください。書かないと後回しにされます。仕様が複雑な場合は「別紙仕様書のとおり」として図面を添付し、送付状には条件だけを書くと読みやすくなります。例文8をそのまま使えます。

Q: 請求書をFAXで送るとき、原本の郵送は必要ですか？

A: 取引先との取り決めによりますが、原本を郵送し、FAXは「取り急ぎの控え」として先に送る運用が一般的です。この前提を送付状に明記しておくと、二重計上や「原本が届いていない」という行き違いを防げます。金額はFAXの読み取り劣化で桁を誤読されることがあるため、「金○○○,○○○円」と3桁区切りで書いてください。例文9が該当します。

Q: 「FAXにて失礼いたします」は必ず書くべきですか？

A: いいえ、場面によります。この表現は「本来は郵送や持参で渡すべきものを略式で送る」という詫びなので、原本を後送する請求書・契約書には適切ですが、FAXが正規の伝達手段として合意されている取引（発注書のFAX受付など）では不要です。略式ではないものを詫びると、かえって不自然になります。

Q: FAX送付状のひな形はどこで手に入りますか？

A: 本記事の例文1〜9をそのままコピーして使えます。日付・宛名・送信枚数・本文を差し替えるだけで完成します。QuickFax JPでオンラインFAXを送る場合は、送付状が自動生成されるため別途用意する必要はありません（無料）。宛先と件名を入力すれば体裁の整った送付状が付きます。

Q: 送付状の送信枚数は送付状自身も数えますか？

A: 数えます。「本状を含め○枚」と書くのが最も誤解がない書き方です。「送付状1枚＋本体3枚」の場合は「本状を含め4枚」となります。受信側は届いた紙の総数と照合するため、ここがずれると再送依頼の原因になります。

まとめ

FAX送付状の例文は、シーンに合わせて使い分けることで、相手に正確な情報を伝えられます。本記事の例文をベースに、自分の業務に合わせて調整してご利用ください。

総論的な書き方を確認したい方はFAX送付状の書き方とテンプレート、手書きで作成したい方は手書きFAX送付状の書き方も参考になります。

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