FAX送付状の例文集 — 社外・初めての相手・依頼・お礼・督促のテンプレート【2026年版】

シーン別のFAX送付状例文を集めました

FAX送付状の書き方の総論についてはFAX送付状の書き方とテンプレートで解説しています。本記事は実例集として、シーン別に使える文例を6パターン以上掲載します。コピーして必要な箇所を書き換えれば、そのまま業務に使えます。

それぞれの例文には、使う場面と気をつけるポイントを併記しています。自分のシーンに合うものを選んでください。

例文を使う前に確認したい共通項目

どの例文でも、以下の項目は必ず埋めてください。

• 送信日
• 宛先（会社名・部署名・氏名）
• 差出人（会社名・部署名・氏名・連絡先）
• 件名
• 送信枚数（送付状を含めた総ページ数）
• 本文メッセージ

「様」と「御中」の併用、敬称の漏れ、送信枚数の数え間違いは送付状でよくあるミスです。詳しくはFAX送付状の書き方とテンプレートを参照してください。

例文1: 社外の取引先への標準的な送付状

社外の継続的な取引先に書類を送る場面の例文です。最も汎用的なパターンで、見積書・請求書・契約書類などの送付に使えます。

使う場面: 既存の取引先への定期的な書類送付、見積書・請求書の送付。 ポイント: 「拝啓〜敬具」の形式が基本です。本文は3〜5行に収めると読みやすくなります。

例文2: 初めての相手への送付状

新規の問い合わせや営業で、まだ取引のない相手にFAXを送るときの例文です。自己紹介を盛り込むのが特徴です。

使う場面: 新規取引先への初回連絡、営業資料の送付、初対面の相手への問い合わせ。 ポイント: 「突然のFAXにて失礼いたします」の一言で唐突さを和らげます。詳しくは初めての相手へのFAX送付状を参照してください。

例文3: 依頼・問い合わせの送付状

書類の作成依頼、見積依頼、情報提供の依頼などで使う例文です。依頼内容と返信期限を明確にするのが要点です。

使う場面: 見積依頼、資料請求、情報提供の依頼。 ポイント: 「記」以下に依頼内容を箇条書きでまとめると、相手が処理しやすくなります。回答期限を必ず明示してください。

例文4: お礼の送付状

打ち合わせの後、書類を受領した後、取引完了後などに送るお礼の例文です。文書の送付ではなく、お礼自体が主目的になることもあります。

使う場面: 商談後のお礼、書類受領のお礼、来訪のお礼。 ポイント: 「取り急ぎ、お礼かたがた」の言い回しは、簡潔にお礼を伝えたいときに便利です。長く書きすぎず、感謝の意を明確に伝えてください。

例文5: 督促・確認の送付状

返答や書類の受領が遅れている相手への督促、または受信確認を求める例文です。相手を不快にさせない配慮が必要です。

使う場面: 入金督促、書類提出の督促、返答待ちの確認。 ポイント: 「行き違いの際はご容赦いただきたく存じます」の一言を入れると、相手側の事情を考慮した柔らかい督促になります。期限を明示するのは必須です。

例文6: 個人間・カジュアルな送付状

個人事業主から知人や個人宅への送信、簡易な業務連絡など、堅苦しさを抑えたい場面の例文です。

使う場面: 個人事業主同士のやり取り、知人への送信、簡易な業務連絡。 ポイント: 「拝啓〜敬具」を省略してもかまいません。ただし、最低限の挨拶と用件は記載してください。

例文7: 社内連絡の送付状

支店間や部署間など、社内のFAX連絡で使う例文です。本来、社内では送付状を省略してもよいケースが多いですが、複数支店をまたぐ場合は付けたほうが安全です。

使う場面: 社内の支店間連絡、部署間の業務連絡。 ポイント: 「拝啓」等の前文は不要です。内線番号を記載しておくと問い合わせがスムーズになります。

例文を使うときの注意点

件名は具体的に書く

「○○の件」だけでは内容がわかりません。「○月分のご請求書送付の件」「△△プロジェクトのお見積書送付の件」のように、書類の種類と用途がわかる件名にしてください。

送信枚数は必ず数え直す

例文をコピーして使う場合、送信枚数の記載を忘れるとそのまま「本状を含め ○ 枚」と空欄が残ります。送信前に必ず実際の枚数を埋めてください。

敬称の使い分け

「○○ ○○ 様」と「○○部 御中」は併用しません。担当者名がわかっている場合は「様」、部署宛で個人を特定しない場合は「御中」を使います。

期限の書き方

返信期限や対応期限は「○月○日まで」と日付で明記してください。「なるべく早く」「お早めに」では相手が判断に迷います。

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まとめ

FAX送付状の例文は、シーンに合わせて使い分けることで、相手に正確な情報を伝えられます。本記事の例文をベースに、自分の業務に合わせて調整してご利用ください。

総論的な書き方を確認したい方はFAX送付状の書き方とテンプレート、手書きで作成したい方は手書きFAX送付状の書き方も参考になります。

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