手書きのFAX送付状はマナー違反ではない
FAX送付状は手書きでも問題ありません。コンビニで購入した便箋や市販の送付状用紙、罫線入りのメモ用紙に手書きで作成し、原稿と一緒にFAXで送るスタイルは、現在でも多くの業界で使われています。
ただし、手書きには手書き特有のマナーと注意点があります。読みにくい文字、罫線の歪み、不適切なペンの色などは、相手に「丁寧さに欠ける」という印象を与える原因になります。
本記事では、手書きFAX送付状の正しい書き方、罫線の引き方、押印の位置、ペン選び、よくあるミス、手書きが許される場面と避けるべき場面を解説します。
手書きが選ばれる場面
WordやPDFでの作成が一般的になった現在でも、手書きの送付状が選ばれる場面があります。
- 手元にパソコンがない場面: 出張先や外出先で急ぎFAXを送る必要があるとき
- 本人の押印を含めたい場面: 印影付きの送付状を送ることで、形式的な信頼感を示したい場合
- 少量・単発の送信: 月に数回程度の利用で、テンプレートを用意するほどでもない場合
- 相手側の慣習: 取引先が手書き文化の強い業界（古くからある中小企業、地方の事業者など）の場合
- 個人間のやり取り: 親しい取引先や個人宛の送付
手書き送付状に必要な要素
手書きでも、記載する要素は印刷の送付状と同じです。
| 項目 | 記載内容 |
|---|---|
| 日付 | 送信日（年月日） |
| 宛先 | 会社名・部署名・氏名・FAX番号 |
| 差出人 | 会社名・部署名・氏名・TEL/FAX |
| 件名 | 送付する文書の内容 |
| 送信枚数 | 本状を含めた総ページ数 |
| 本文 | 挨拶と用件 |
各項目の書き方の詳細はFAX送付状の書き方とテンプレートを参照してください。
罫線の引き方とレイアウト
手書きの送付状で見栄えを左右するのは、罫線とレイアウトです。
用紙の選び方
A4サイズの白紙、または罫線入り便箋を使います。市販の「FAX送付状用紙」も文具店で入手できます。色付きの用紙やデザイン入りの便箋は、FAX送信時に潰れて読みにくくなるので避けてください。
罫線を引くコツ
罫線が必要な場合は、定規を使ってまっすぐ引きます。フリーハンドで歪んだ罫線は、相手に粗雑な印象を与えます。罫線の太さは0.3〜0.5mm程度のボールペンで十分です。
宛先欄・差出人欄を枠で囲む場合は、長方形の四隅をきっちり合わせてください。FAXは送信時に画像が圧縮されるため、線が細すぎると消える場合があります。
余白の取り方
上下左右に2〜3cmの余白を取ってください。余白が少ないと、FAX送信時に端が切れる可能性があります。
ページ全体のバランス
上から「日付」「宛先」「差出人」「件名・枚数」「本文」「結び」の順に配置するのが標準です。各ブロックの間には1〜2行分のスペースを空けて、視覚的に区切りをつけてください。
ペン選び
ペンの色と太さは、FAX送信時の読みやすさに直結します。
推奨するペン
- 黒のボールペン（油性または水性）: 標準的な選択肢。0.5〜0.7mmの太さが読みやすい
- 黒のサインペン: より太く濃い線が引けるため、強調したい部分や見出しに使える
避けるべきペン
- 青・赤・緑などのカラーペン: FAXはモノクロ送信のため、色は再現されません。さらに、青系のインクは送信時に薄くなり読みにくくなる場合があります
- 鉛筆・シャープペンシル: FAX送信時に線が薄くなり、ほぼ判読できなくなります
- 蛍光ペン: 全く写らない場合があります
- 0.3mm以下の極細ペン: 線が細すぎて、送信先で消える可能性があります
赤ペンは「強調」「訂正」のイメージがあり、ビジネスFAXでは不適切と受け取られることがあります。黒一色で書くのが最も無難です。
押印の位置
差出人欄に押印する場合、以下のポイントを押さえてください。
- 位置: 差出人の氏名の右側、または氏名の末尾の文字に少し重ねる位置
- 印鑑の種類: 認印で問題ありません。シャチハタは略式と見なされる場合があるので、可能なら朱肉を使う印鑑を使用
- 印影の濃さ: 朱肉を使い、はっきりと印影が残るようにする。かすれた印影はFAX送信時にさらに薄くなります
押印は必須ではありません。送付状の内容や相手との関係性に応じて判断してください。
手書き送付状の例
以下は、手書きで作成する送付状の典型的なレイアウトです。
───────────────
FAX送付状
2026年○月○日
○○株式会社 ○○部 ○○課 ○○ ○○ 様 FAX: 03-XXXX-XXXX
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株式会社△△ △△部 △△ △△ ㊞ TEL: 03-XXXX-XXXX FAX: 03-XXXX-XXXX
件名: ○○の書類送付の件 送信枚数: 本状を含め ○ 枚
───────────────
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 下記の書類をお送りいたしますので、 ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具
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文例の詳細はFAX送付状の例文集を参照してください。
よくある手書きミス
ミス1: 文字が薄い・かすれている
ペンのインクが薄い、または書き方が弱いと、FAX送信時にさらに薄くなって判読できなくなります。送信前に一度コピーを取ってみて、複写でも文字が読めるか確認するのが安全です。
ミス2: 修正液・修正テープを使う
手書きで書き間違えた場合、修正液や修正テープで修正するのは避けてください。FAX送信時に修正部分の境目が黒く写り、不自然になります。書き間違えたら新しい用紙に書き直すのが基本です。
ミス3: 罫線が歪んでいる
定規を使わずに罫線を引くと、線が歪んで見栄えが悪くなります。フリーハンドの罫線は避けてください。
ミス4: 文字が小さすぎる
FAX送信時に文字が潰れることを考慮すると、手書きの文字は**少し大きめ（10〜12mm程度の高さ）**で書くのが安全です。
ミス5: 押印がかすれている
朱肉が乾きかけだったり、印鑑が古くなっていると、印影がかすれます。送信前に印鑑を確認し、はっきり押せるか試してください。
手書きが許される場面と避けるべき場面
手書きでよい場面と、PDF・印刷を使うべき場面の判断基準を整理します。
| 場面 | 手書きの可否 | 理由 |
|---|---|---|
| 個人間・知人とのやり取り | 手書きOK | カジュアルな関係性で問題ない |
| 中小企業・個人事業主への連絡 | 手書きOK | 業界によっては手書き文化が残っている |
| 既存取引先への定期送信 | どちらでも | 相手の慣習に合わせる |
| 初めての取引先への送信 | PDF推奨 | 第一印象として整った文書が望ましい |
| 見積書・請求書などの正式書類 | PDF推奨 | 訂正履歴が残らない印刷物のほうが信頼される |
| 官公庁・公的機関への提出 | PDF推奨 | 形式的な書類が求められる |
| 法的書類（契約書・覚書） | PDF必須 | 改ざん疑義を避けるため、印刷物が標準 |
| 医療・金融など機密性の高い分野 | PDF必須 | 個人情報保護の観点で、手書きは推奨されない |
迷った場合は、PDFで作成するほうが無難です。
手書きとPDFのハイブリッド送信
「手書きの印影付き送付状を送りたいが、本文の書類はPDFで保存している」という場面もあります。この場合、以下の方法があります。
- 手書きで送付状を作成する
- 送付状をスマートフォンで撮影、またはスキャナーで取り込んでPDF化する
- 手書き送付状のPDFと本文のPDFを結合する
- オンラインFAXサービスから送信する
QuickFax JPでは、PDFファイルを直接送信できるので、手書きの送付状を画像化したPDFも送信可能です。スキャン方法の詳細はスマホからFAXを送る方法を参照してください。
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QuickFax JP を見る →よくある質問
Q: 手書きの送付状は失礼ですか？
A: 失礼ではありません。ただし、初めての取引先や正式な書類を送る場合は、PDF・印刷のほうが整った印象を与えます。
Q: ペンは何色がいいですか？
A: 黒一色が無難です。青や赤などのカラーペンは、FAXがモノクロ送信のため再現されないか、読みにくくなります。
Q: 押印は必要ですか？
A: 必須ではありません。差出人欄の信頼性を高める目的で、認印を押すケースが一般的です。
Q: 書き間違えたらどうすればいいですか？
A: 新しい用紙に書き直してください。修正液や修正テープはFAX送信時に不自然に写るので、避けたほうが安全です。
Q: 手書きの送付状をPDF化して送ることはできますか？
A: できます。スマートフォンのスキャンアプリで撮影してPDF化すれば、オンラインFAXサービスから送信できます。
まとめ
手書きFAX送付状は、適切な場面で使えば問題ありませんが、初めての相手や正式書類ではPDF・印刷が推奨されます。手書きで作成する場合は、黒のボールペン、定規での罫線、はっきりした押印、書き間違いを避ける丁寧さの4点を意識してください。
例文集はFAX送付状の例文集、書き方の総論はFAX送付状の書き方とテンプレート、送信時間帯のマナーはFAXを送る時間帯のマナーも参考になります。
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