初めての相手にFAXを送るときの注意点
新規の取引先や問い合わせ先など、これまで接点のなかった相手にFAXを送る場面では、送付状の書き方が普段とは異なります。既存の取引先への送付状をそのまま流用すると、自己紹介が不足したり、唐突な印象を与えたりする可能性があります。
本記事では、初めての相手にFAXを送るときの送付状の書き方を、自己紹介の盛り込み方、宛名の表記、本文の冒頭挨拶、フォローアップ手段の組み合わせの観点から解説します。
初めてFAXを送る場面
「初めての相手」と一口に言っても、状況はいくつかあります。
- 新規の営業先への提案: 取引のない企業に営業資料を送る場合
- 問い合わせ・資料請求: 商品やサービスについて初めて問い合わせる場合
- 新規取引の申し込み: 取引を開始したい相手に提案書類を送る場合
- 公的機関への申請: 役所や自治体に書類を初めて送る場合
- 紹介を受けた相手: 既存取引先からの紹介で連絡する場合
それぞれの場面で、送付状の書き方が少しずつ異なります。
送付状に必須の項目（初めての相手向け）
通常の送付状の項目に加えて、初めての相手向けでは以下を厚めに記載します。
| 項目 | 記載内容 |
|---|---|
| 自己紹介 | 会社の業種、提供サービス、所在地 |
| 連絡先 | 電話・FAX・メール・住所をすべて記載 |
| 件名 | 用件を具体的に明示 |
| 本文冒頭 | 「突然のFAXにて失礼いたします」 |
| 本文末尾 | 連絡を希望する旨と連絡方法 |
通常の送付状の基本項目についてはFAX送付状の書き方とテンプレートを参照してください。
自己紹介の盛り込み方
初めての相手は、差出人がどんな会社で何の業種か知りません。会社名だけでは伝わらないので、以下の情報を本文に組み込んでください。
会社の概要を1〜2行で
「弊社は○○の分野で、△△のサービスを提供しております、株式会社□□と申します」のように、業種と主力サービスを簡潔に伝えます。長い会社紹介は不要です。詳細は同送する資料に任せてください。
なぜ相手に連絡したか
「貴社のご事業に関連する内容と存じ」「○○のご紹介を受け」など、連絡の経緯を一言で説明します。これがないと、唐突に営業をかけられた印象になります。
紹介者がいる場合
紹介を受けて連絡している場合は、必ず紹介者の名前を明記してください。「○○株式会社の○○様よりご紹介いただき」と書くだけで、相手の警戒心が大幅に下がります。
宛名の書き方
初めての相手への送付状では、宛名の正確さが特に重要です。
担当者名がわかっている場合
「○○株式会社 ○○部 ○○課 ○○ ○○ 様」のように、会社名・部署名・課・氏名・敬称まで記載します。氏名を間違えるのは失礼にあたるので、事前に電話で確認するか、相手の名刺・公式サイトで確認してください。
担当者名が不明な場合
「○○株式会社 ○○部 御中」のように、会社名と部署名に「御中」を付けます。担当者がわからないまま「○○ ○○ 様」と書くと、相手の名前を間違える可能性があります。
部署もわからない場合
「○○株式会社 御中」のみとし、本文で「○○のご担当者様」と呼びかけます。ただし、宛先が広すぎると誰にも開封されない可能性があるので、可能な限り部署を特定してください。
「様」と「御中」の使い分け
- 「様」: 個人名に付ける（○○ ○○ 様）
- 「御中」: 部署や会社など、組織に付ける（○○部 御中）
- 併用しない: 「○○ ○○ 様 御中」は誤り
- 「様」と「殿」: ビジネスでは「様」が一般的。「殿」は目上が目下に使う印象がある
本文冒頭の挨拶テンプレ
初めての相手への本文冒頭は、唐突さを和らげる前置きから始めます。
営業・新規取引の場合
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 突然のFAXにて失礼いたします。 弊社は○○の分野で○○のサービスを提供しております、株式会社△△と申します。
問い合わせ・資料請求の場合
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 突然のご連絡にて失礼いたします。 貴社のホームページを拝見し、○○についてお問い合わせいたしたく、FAXさせていただきました。
紹介を受けた場合
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 ○○株式会社の○○様よりご紹介いただき、ご連絡を差し上げます。 弊社は○○の分野で○○のサービスを提供しております、株式会社△△と申します。
公的機関への提出
○○のご提出について ○○の規定に基づき、下記書類をご提出いたします。 ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
公的機関への文書では、過度な敬語表現よりも、用件を明確に伝えることを優先してください。
本文末尾とフォローアップ
初めての相手への送付状では、本文末尾で「連絡方法」を明示します。
ご検討いただける場合は、お手数ですが下記までご連絡をいただけますと幸いです。 TEL: 03-XXXX-XXXX Email: [email protected]
何卒よろしくお願い申し上げます。
電話・FAX・メールの3つを記載しておくと、相手が連絡しやすい手段を選べます。
送信後の電話連絡
初めての相手にFAXを送った場合、送信後に電話で一報を入れるのが丁寧です。「先ほど○○の件でFAXをお送りいたしました。お時間のあるときにご確認ください」と伝えれば、FAXが見落とされるリスクが減ります。
電話連絡のタイミングについてはFAXを送る時間帯のマナーを参照してください。
メールでの追加連絡
FAX番号と一緒にメールアドレスがわかる場合は、同じ内容をメールでも送ると確実です。FAXは紙の劣化や見落としのリスクがあるため、複数経路でフォローするのが安全です。
例文: 初めての相手への送付状
以下は、新規営業先に送る送付状の典型的な例です。
FAX送付状
送信日: 2026年○月○日
○○株式会社 ○○部 御中
株式会社△△ 営業部 △△ △△ 〒XXX-XXXX 東京都○○区○○ X-X-X TEL: 03-XXXX-XXXX FAX: 03-XXXX-XXXX Email: [email protected]
件名: 弊社○○サービスのご案内 送信枚数: 本状を含め ○ 枚
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 突然のFAXにて失礼いたします。
弊社は○○の分野で、○○のサービスを提供しております、株式会社△△と申します。 貴社のご事業に関連する内容と存じ、サービス資料をお送りいたしました。
ご検討いただける場合は、お手数ですが上記連絡先までご一報いただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
その他のシーン別例文はFAX送付状の例文集を参照してください。
初めての相手向けの送付状でよくある失敗
失敗1: 自社名だけで業種が伝わらない
「株式会社○○」だけでは、相手が業種を判別できません。「○○の分野で○○のサービスを提供」のように、業種と主力サービスを必ず添えてください。
失敗2: 連絡先が不十分
電話番号だけ、メールアドレスだけ、では相手が連絡しづらくなります。電話・FAX・メール・住所の4点を記載してください。
失敗3: 件名が抽象的
「ご案内」「ご提案」だけでは、相手はFAXを開く動機を感じません。「○○サービスのご案内」「△△プロジェクトのご提案」のように、具体的な件名にしてください。
失敗4: いきなり長文の自己PR
初回のFAXでは、相手はまだ読む動機を持っていません。長文の自己PRは読まれずに捨てられます。本文は10行以内に収めて、詳細は同送する資料に任せてください。
失敗5: 送信時間帯への配慮不足
初めての相手に深夜・早朝にFAXを送ると、第一印象が大きく下がります。営業時間内（9:00〜17:00）に送信するのが鉄則です。詳しくはFAXを送る時間帯のマナーを参照してください。
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初めての相手への連絡は、FAX1通で完結させるのではなく、複数手段の組み合わせで効果を高めます。
| 順序 | 手段 | タイミング | 内容 |
|---|---|---|---|
| 1 | FAX送信 | 営業時間内（10:00〜16:00） | 送付状＋資料 |
| 2 | 電話連絡 | FAX送信から30分以内 | 「FAXをお送りした」旨の一報 |
| 3 | メール送信 | 翌営業日 | FAX内容のサマリーと連絡先 |
| 4 | 再連絡 | 1週間後 | 反応がない場合のリマインド |
すべての手段を使う必要はありませんが、重要度の高い案件では複数経路でアプローチすると見落としのリスクを減らせます。
まとめ
初めての相手へのFAX送付状では、自己紹介・宛名の正確さ・本文冒頭の挨拶・フォローアップ手段の4点を意識してください。送付状の総論はFAX送付状の書き方とテンプレート、シーン別の例文はFAX送付状の例文集、送信時間帯のマナーはFAXを送る時間帯のマナーも参考になります。
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