FAX送付状（カバーシート）とは
FAX送付状は、FAXで文書を送る際に最初の1ページとして添付する案内状です。「送り状」「カバーシート」「カバーページ」とも呼ばれます。
メールに例えると、送付状は件名と本文にあたるものです。本文の文書だけを送るよりも、送付状を付けることで、相手が「誰から」「何のために」「何枚の文書が」送られてきたかをすぐに理解できます。
送付状に書くべき項目
ビジネスFAXの送付状には、以下の項目を含めるのが一般的です。
必須項目
- 日付 — 送信日
- 宛先 — 相手の会社名、部署名、担当者名
- 発信者 — 自分の会社名、部署名、名前、連絡先
- 件名 — 送付する文書の内容
- 送信枚数 — 送付状を含めた総ページ数
- メッセージ — 簡単な挨拶と送付内容の説明
あると望ましい項目
- 相手のFAX番号（確認用）
- 自分のFAX番号（返信用）
- 自分の電話番号（問い合わせ用）
- 「以上」の記載（文書の終わりを示す）
送付状が必要な場面と不要な場面
送付状を付けるべきかどうかは、状況によって異なります。
送付状が必要な場面
- 初めての取引先への送信: ビジネスマナーとして必須。相手に信頼感を与えます
- 正式な書類の送付: 見積書、契約書、請求書など。何の書類が何枚届いたか明確にするため
- 複数部署がある企業への送信: 送付状がないと、届いたFAXが誰宛か分からず放置される恐れがあります
- 機密性のある文書: 「親展」の旨を記載して、担当者以外が開封しないよう注意を促すため
- 役所・官公庁への提出: 公的機関への送信では、送付状を付けるのが慣例です
送付状が不要な場面
- 社内のやり取り: 部署間のFAXでは省略しても問題ありません
- 相手から「送付状不要」と言われている場合: コスト削減のため省略を求める企業もあります
- 注文書のFAXバック: 相手から送られてきた注文書に記入して返送する場合、送付状は通常不要です
- 定期的に同じ内容を送る場合: 毎週の発注FAXなど、双方が内容を了解している場合
FAX送付状のテンプレート
以下は、ビジネスシーンでそのまま使える送付状のテンプレートです。コピーしてお使いください。
テンプレート1: 標準的なビジネス送付状
FAX送付状
送信日: 2026年○月○日
【宛先】 ○○株式会社 ○○部 ○○課 ○○ ○○ 様
FAX番号: 03-XXXX-XXXX
【発信者】 △△株式会社 △△部 △△ △△ TEL: 03-XXXX-XXXX FAX: 03-XXXX-XXXX
件名: ○○のお見積書の送付について
送信枚数: 本状を含め ○ 枚
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
下記の書類をFAXにてお送りいたします。 ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
記
・お見積書（1通）
以上
テンプレート2: シンプルな送付状
FAX送信票
日付: 2026/○/○
宛先: ○○株式会社 ○○様 FAX: 03-XXXX-XXXX
差出人: △△ △△ TEL: 03-XXXX-XXXX
件名: ○○の件
枚数: 本状含め ○ 枚
○○の書類をお送りします。 ご確認をお願いいたします。
テンプレート3: 急ぎの場合
FAX送付状【至急】
送信日時: 2026年○月○日 ○時○分
○○株式会社 ○○ ○○ 様
お世話になっております。△△の△△です。
至急、下記書類をお送りいたします。 お手数ですが、ご確認の上、本日中にご返信いただけますと幸いです。
送付書類: ○○○（○枚） 送信枚数: 本状含め ○ 枚
ご不明点がございましたら、下記までご連絡ください。 TEL: 03-XXXX-XXXX
テンプレート4: 英語の送付状（海外FAX用）
海外にFAXを送る場合は、英語の送付状を使います。
FAX COVER SHEET
Date: April ○, 2026
To: [Recipient Name] Company: [Company Name] Fax: +1-XXX-XXX-XXXX
From: [Your Name] Company: [Your Company Name] Phone: +81-3-XXXX-XXXX Fax: +81-3-XXXX-XXXX
Re: [Subject]
Pages (including this cover): ○
Message: Please find attached the documents as discussed. If you have any questions, please do not hesitate to contact me.
CONFIDENTIALITY NOTICE: This fax transmission is intended only for the named recipient. If you have received this in error, please notify the sender immediately and destroy all copies.
英語の送付状では、「CONFIDENTIALITY NOTICE（機密通知）」を末尾に入れるのが一般的です。これは法的拘束力はありませんが、誤送信時のリスク軽減に役立ちます。
「至急」「親展」等の注意書きの使い方
送付状には、文書の重要度や取り扱いに関する注意書きを記載できます。
至急（URGENT）
急ぎの対応が必要な場合に使います。件名や送付状の目立つ位置に**【至急】**と記載します。ただし、すべてのFAXに「至急」と付けると信頼性が低下するため、本当に急ぐ場合のみ使いましょう。
親展（CONFIDENTIAL）
特定の担当者だけに読んでほしい場合に使います。**「親展: ○○様のみ開封してください」**と記載します。FAXは受信側のFAX機に印刷されるため、他の社員の目に触れる可能性があります。機密性の高い文書を送る場合は、事前に相手に電話で連絡するのが望ましいです。
要返信（REPLY REQUESTED）
相手に返信を求める場合に記載します。**「ご確認の上、○月○日までにご返信ください」**のように、期限も合わせて記載すると効果的です。
確認依頼（PLEASE CONFIRM RECEIPT）
重要な書類の場合、受信確認を求める一文を入れることがあります。**「本FAXを受信されましたら、お電話にてご一報ください」**と書くのが一般的です。
送付状のよくある間違い
間違い1: 日付形式の不統一
同じ送付状内で「2026年4月5日」と「2026/4/5」が混在すると、だらしない印象を与えます。形式はどちらでも構いませんが、統一することが大切です。和暦（令和8年）を使う場合は、相手が官公庁か民間企業かに合わせましょう。
間違い2: 敬称の間違い
- 誤: ○○株式会社 ○○様 御中
- 正: ○○株式会社 ○○部 御中 / ○○株式会社 ○○様
「様」と「御中」は併用しません。個人名がわかっている場合は「様」、部署宛の場合は「御中」を使います。
間違い3: 送信枚数の記載漏れ・間違い
送付状に記載した枚数と実際の送信枚数が異なると、相手は「ページが欠落したのでは？」と不安になります。送信前に必ず枚数を数え直しましょう。送付状自体も1枚としてカウントするのを忘れないでください。
間違い4: 連絡先の記載漏れ
送付状に自分の電話番号やメールアドレスを記載し忘れると、相手が問い合わせたいときに連絡手段がありません。特にFAX番号だけでなく、電話番号も必ず記載しましょう。
送付状のビジネスマナー
1. 敬語は適切に
FAX送付状はビジネス文書です。「拝啓〜敬具」の形式を使うのが正式ですが、社内や親しい取引先への送信では、簡略化しても問題ありません。
2. 枚数を必ず記載する
「本状を含め○枚」と記載することで、相手が全ページを受信できたかどうかを確認できます。FAXは紙詰まり等でページが欠落することがあるため、枚数の記載は重要です。
3. 機密情報の取り扱い
機密性の高い文書を送る場合は、送付状に「本FAXは○○様宛の機密文書です。誤って届いた場合は、お手数ですが破棄の上ご連絡ください。」と記載しましょう。
4. 読みやすいフォントサイズ
FAXは画質が劣化するため、フォントサイズは12pt以上を推奨します。小さい文字は読みにくくなります。
5. シンプルなレイアウト
装飾や画像が多いと、FAXでの送信時に潰れたり、送信時間が長くなったりします。テキスト中心のシンプルなレイアウトが最適です。
よくある質問
Q: 送付状は必ず付けるべき？
A: ビジネスFAXでは付けるのがマナーとされています。ただし、相手から「送付状不要」と言われている場合や、社内のやり取りでは省略しても問題ありません。
Q: 送付状は手書きでもいい？
A: 手書きでも問題ありませんが、ビジネスシーンではWordやPDFで作成するのが一般的です。
Q: 送付状だけで1枚使うのがもったいないのですが
A: FAXの料金は1枚あたりで計算されるため、送付状分のコストがかかるのは事実です。コスト重視の場合は、本文の1ページ目の上部に送付情報をまとめる方法もあります。
デジタル送付状のメリット
従来は送付状をWordやExcelで作成し、印刷してからFAX機にセットする必要がありました。オンラインFAXサービスの「デジタル送付状」機能を使えば、この手間を大幅に省けます。
手作業の送付状との比較
| 項目 | 手作業 | デジタル送付状 |
|---|---|---|
| 作成時間 | 5〜10分 | 30秒 |
| テンプレート管理 | 自分で保存・管理 | サービス側で自動 |
| 記載ミス | 手動入力のためミスしやすい | 入力項目が固定されているためミスが少ない |
| 料金 | 1枚分の送信料がかかる | サービスによっては無料 |
| 体裁 | 自由にデザイン可能 | シンプルで統一された体裁 |
QuickFax JPのカバーページ機能
QuickFax JPにはカバーページ（送付状）の自動生成機能があります。送信時に差出人名とメッセージを入力するだけで、体裁の整った送付状が自動的に作成され、文書の先頭に付けて送信されます。
QuickFax JPの送付状の特長:
- 送付状は無料: 枚数にカウントされないため、追加料金なし
- テンプレート不要: フォームに入力するだけで自動生成
- 日付・枚数の自動入力: 記載ミスの心配がない
- PDF文書との一体送信: 送付状と本文を別々に用意する必要なし
テンプレートを用意したり、別途PDFを作成する手間が省けるので、初めてFAXを送る方にもおすすめです。