英文FAX送付状（Fax Cover Sheet）の基本
海外の取引先や英語圏の相手にFAXを送る場面では、日本語の送付状ではなく英文の "Fax Cover Sheet" を作成します。英語圏の送付状は日本のものと比べてシンプルで、定型フォーマットに沿って6つの要素を埋めるスタイルが一般的です。
本記事では、英文FAX送付状の標準フォーマット、丁寧度合いの使い分け、コピペできるテンプレート、よく使う英語フレーズを解説します。
標準フォーマット: 6つの要素
英語圏のビジネスFAXで使われる送付状には、以下の6要素があります。
| 要素 | 意味 |
|---|---|
| To | 宛先（相手の氏名・会社名） |
| From | 差出人（自分の氏名・会社名） |
| Date | 送信日 |
| Re (Subject) | 件名 |
| Pages | 送信ページ数（送付状を含めた総ページ数） |
| Message (Comments) | 本文メッセージ |
これに加えて、相手のFAX番号と自分のFAX番号、必要に応じて電話番号やメールアドレスを記載します。日本のような「拝啓〜敬具」「時候の挨拶」は不要で、用件を簡潔に伝えるのが標準です。
英語特有のフォーマット
日付の表記
英語圏では日付の書き方が地域によって異なります。
- 米国式: April 30, 2026 または 04/30/2026（月/日/年）
- 英国式・国際式: 30 April 2026 または 30/04/2026（日/月/年）
- ISO形式: 2026-04-30
混乱を避けるため、月名を英語で書く形式（April 30, 2026 / 30 April 2026）を推奨します。
電話番号・FAX番号の表記
国際表記を使います。
- 米国の番号: +1 (212) 555-1234
- 日本の番号: +81 3-1234-5678（市外局番の最初の0を取る）
- 英国の番号: +44 20 1234 5678
国番号の前に「+」を付け、市外局番の0を取るのが国際標準です。詳しくはFAX番号の正しい書き方を参照してください。
時刻の表記
24時間表記（military time: 14:00）と12時間表記（2:00 PM）があります。米国では12時間表記が一般的、欧州・国際的な場面では24時間表記が使われます。
丁寧度合いの使い分け
英文ビジネスFAXでは、内容と相手との関係性に応じて丁寧度合いを調整します。
Formal（フォーマル）
初めての相手、上司・取引先の役員、公的機関への送信など、最も丁寧な表現が必要な場面です。
- 宛名: Dear Mr. Smith, / Dear Ms. Johnson, / Dear Sir or Madam,
- 結び: Sincerely yours, / Yours faithfully, / Best regards,
- 本文: 完全な文、敬語表現を多用
Semi-formal（セミフォーマル）
既存の取引先、業務上の通常のやり取り、社内の他部署とのやり取りなど、標準的なビジネスシーンです。
- 宛名: Dear John, / Hi Sarah,
- 結び: Best regards, / Kind regards, / Thank you,
- 本文: 通常のビジネス英語
Informal（インフォーマル）
社内の親しい同僚、長期取引のある相手、個人的なやり取りなど、カジュアルな場面です。
- 宛名: Hi John, / Hello Sarah,
- 結び: Thanks, / Cheers,
- 本文: 短く簡潔に
英文FAXの場合、ほとんどのビジネス用途は Semi-formal で対応できます。Formalは初めての相手や正式書類のみ、Informalは社内・親しい関係に限定されます。
米国ビジネスと日本ビジネスの違い
英文送付状を書くときは、日本語の送付状の感覚で書くと不自然になる点に注意してください。
| 項目 | 日本のFAX送付状 | 英文Fax Cover Sheet |
|---|---|---|
| 時候の挨拶 | あり（「拝啓」「時下ますますご清栄」） | なし |
| 自己紹介 | 必要に応じて記載 | 通常は不要（既知の関係が前提） |
| 本文の長さ | 5〜10行 | 2〜4行 |
| 結びの言葉 | 「敬具」「以上」 | "Sincerely," "Best regards," |
| 押印 | あり | なし（署名のみ） |
| 「至急」表現 | 【至急】 | URGENT |
| 「親展」表現 | 親展 | CONFIDENTIAL |
英文送付状は、日本語の送付状よりも短く・直接的に書きます。
テンプレ1: フォーマル英文Fax Cover Sheet
初めての取引先や、フォーマルな書類送付に使えるテンプレートです。
FAX COVER SHEET
To: Mr. John Smith Company: ABC Corporation Fax: +1 (212) 555-1234
From: Taro Yamada Company: XYZ Co., Ltd. Fax: +81 3-1234-5678 Tel: +81 3-1234-5679 Email: [email protected]
Date: April 30, 2026 Re: Quotation for Project ABC Pages: 3 (including this cover sheet)
Dear Mr. Smith,
Please find attached our quotation for Project ABC, as requested in your inquiry dated April 25, 2026.
Should you have any questions or require further information, please do not hesitate to contact me at the above number.
Thank you for your continued business.
Sincerely, Taro Yamada
使う場面: 初めての海外取引先、正式書類の送付。 ポイント: "Dear Mr./Ms. [姓]," から始め、"Sincerely," または "Yours faithfully," で締めます。
テンプレ2: セミフォーマル英文Fax Cover Sheet
既存の取引先や、通常の業務連絡に使えるテンプレートです。
FAX COVER SHEET
To: John Smith / ABC Corporation Fax: +1 (212) 555-1234
From: Taro Yamada / XYZ Co., Ltd. Fax: +81 3-1234-5678 Tel: +81 3-1234-5679
Date: April 30, 2026 Re: Updated Project Schedule Pages: 2 (including this cover sheet)
Hi John,
Attached is the updated project schedule we discussed on the phone yesterday.
Please review and let me know if you have any concerns.
Best regards, Taro
使う場面: 既存の取引先、通常の業務連絡。 ポイント: ファーストネーム呼びでカジュアルさを出しつつ、本文は簡潔にまとめます。
テンプレ3: 至急・確認依頼の英文Fax Cover Sheet
緊急性のある送信や、受信確認を求める場面のテンプレートです。
FAX COVER SHEET — URGENT
To: John Smith / ABC Corporation Fax: +1 (212) 555-1234
From: Taro Yamada / XYZ Co., Ltd. Fax: +81 3-1234-5678 Tel: +81 3-1234-5679
Date: April 30, 2026 Re: URGENT — Contract Amendment Required Pages: 5 (including this cover sheet)
Dear John,
Attached is the contract amendment requiring your immediate attention.
Please review, sign, and return by May 2, 2026.
Upon receipt of this fax, please contact me at +81 3-1234-5679 to confirm.
Thank you for your prompt attention to this matter.
Best regards, Taro Yamada
使う場面: 緊急の書類送付、受信確認が必要な場合。 ポイント: "URGENT" を件名と本文ヘッダーに記載。受信後に電話で確認を求める一文を加えます。
よく使う英語フレーズ集
本文冒頭
- "Please find attached..." — 添付したものをご確認ください
- "I am writing to send you..." — ○○をお送りするためにご連絡しています
- "As discussed in our meeting..." — お打ち合わせでお話しした件について
- "Per your request..." — ご依頼いただいた件について
- "Following our phone conversation..." — お電話でのご連絡を受けて
本文中
- "For your review and approval" — ご確認とご承認のため
- "For your records" — 控えとしてご保管ください
- "Please review and provide your feedback" — ご確認の上、ご意見をお聞かせください
- "Please sign and return by [日付]" — [日付]までにご署名の上ご返送ください
結び
- "Should you have any questions, please do not hesitate to contact me." — ご不明な点があれば、お気軽にご連絡ください
- "Thank you for your prompt attention to this matter." — 迅速なご対応ありがとうございます
- "I look forward to your response." — ご返信をお待ちしております
- "Thank you for your continued cooperation." — 引き続きよろしくお願いいたします
結びの挨拶
- Formal: "Sincerely," / "Yours faithfully," / "Yours truly,"
- Semi-formal: "Best regards," / "Kind regards," / "Warm regards,"
- Informal: "Thanks," / "Cheers," / "Best,"
注意書きの英語表現
日本語の送付状でよく使う注意書きには、英語に対応する表現があります。
| 日本語 | 英語 |
|---|---|
| 至急 | URGENT |
| 親展 | CONFIDENTIAL |
| 要返信 | REPLY REQUESTED / RESPONSE REQUIRED |
| 確認依頼 | PLEASE CONFIRM RECEIPT |
| 機密文書 | CONFIDENTIAL DOCUMENT |
| 受領通知をお願いします | Please acknowledge receipt |
国際FAX送信時の注意点
英文送付状を作成しても、FAX番号の書き方が間違っていると相手に届きません。海外にFAXを送るときは以下を確認してください。
- 国番号: +81（日本）+1（米国・カナダ）+44（英国）+86（中国）+82（韓国）+33（フランス）など
- 市外局番の0: 国際電話では市外局番の最初の0を取る（例: 日本の03は3になる）
- 国際電話発信番号: 固定電話から発信する場合は010+国番号、オンラインFAXでは「+」または不要
詳しくはFAX番号の正しい書き方を参照してください。
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QuickFax JP を見る →よくある質問
Q: 英文の "Re:" は "Regarding" の略ですか？
A: そのとおりです。"Re:" は「○○について」「件名」を表す略語です。"Subject:" でも同じ意味です。
Q: "Dear Sir or Madam," は古いと聞きましたが使ってもいいですか？
A: 担当者名がわからない場合の標準的な表現として、現在も使われます。ただし、可能な限り相手の氏名を確認して "Dear Mr./Ms. [姓]," とするほうが丁寧です。
Q: ファーストネームで呼びかけるのは失礼ではありませんか？
A: 米国では既存取引先や社内ではファーストネーム呼びが一般的です。初対面や格式ある場面では "Dear Mr./Ms. [姓]," から始めて、相手がファーストネームで返してきたら切り替えます。
Q: 英文送付状でも押印は必要ですか？
A: 英語圏では押印の習慣がないため不要です。送付状の末尾にタイプした氏名を記載するか、可能であれば手書きの署名を入れるとより丁寧です。
Q: 日本語と英語の両方で送付状を書くべきですか？
A: 相手が日本語を読まない場合は英語のみで十分です。日本支社が間に入る場合などは、両方併記すると親切です。
まとめ
英文FAX送付状は、To/From/Date/Re/Pages/Messageの6要素で構成し、日本語よりも簡潔に書くのが基本です。本記事のテンプレ3種類とフレーズ集をベースに、相手との関係性に応じて使い分けてください。
日本語の例文はFAX送付状の例文集、書き方の総論はFAX送付状の書き方とテンプレート、国際FAXの番号表記はFAX番号の正しい書き方を参照してください。
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