Was ist ein Fax-Deckblatt?
Ein Fax-Deckblatt (auch Fax-Vorblatt oder Fax-Begleitschreiben genannt) ist die erste Seite einer Faxsendung. Es enthält die wichtigsten Informationen über Absender, Empfänger und den Inhalt der Sendung — vergleichbar mit einem Briefumschlag.
Das Deckblatt erfüllt mehrere Funktionen:
- Zuordnung — In Büros mit einem gemeinsamen Faxgerät erkennt der Empfänger sofort, für wen das Fax bestimmt ist.
- Vollständigkeitsprüfung — Die Angabe der Seitenanzahl ermöglicht es dem Empfänger festzustellen, ob alle Seiten angekommen sind.
- Vertraulichkeit — Ein Vertraulichkeitsvermerk schützt sensible Dokumente vor unbefugter Einsicht.
- Professionalität — Ein sauberes Deckblatt hinterlässt einen guten Eindruck, besonders im Geschäftsverkehr.
Was gehört auf ein Fax-Deckblatt?
Pflichtangaben
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| An (Empfänger) | Name der Person oder Abteilung |
| Faxnummer Empfänger | Vollständige Faxnummer mit Vorwahl |
| Von (Absender) | Ihr Name oder Firmenname |
| Datum | Datum der Sendung |
| Seitenanzahl | Gesamtzahl der Seiten inklusive Deckblatt |
Empfohlene Angaben
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Betreff | Kurze Beschreibung des Inhalts |
| Telefonnummer Absender | Für Rückfragen |
| E-Mail Absender | Alternative Kontaktmöglichkeit |
| Firma/Organisation | Name des Unternehmens |
| Nachricht | Kurze Anmerkung oder Erläuterung |
Optionale Angaben
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Vertraulichkeitsvermerk | „Dieses Fax enthält vertrauliche Informationen…" |
| Dringlichkeitsvermerk | „Dringend", „Zur Kenntnisnahme", „Bitte um Rückmeldung" |
| Firmenlogo | Für ein einheitliches Erscheinungsbild |
Vorlage: Professionelles Fax-Deckblatt
Nachfolgend ein Muster, das Sie als Ausgangspunkt verwenden können. Kopieren Sie den Text in ein Textverarbeitungsprogramm und passen Sie ihn an:
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FAX-DECKBLATT
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An: ________________________________________
Firma: ________________________________________
Fax-Nr.: ________________________________________
Von: ________________________________________
Firma: ________________________________________
Telefon: ________________________________________
E-Mail: ________________________________________
Datum: ________________________________________
Seiten: ________ (inkl. Deckblatt)
Betreff: ________________________________________
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Nachricht:
________________________________________
________________________________________
________________________________________
________________________________________
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VERTRAULICHKEITSVERMERK: Dieses Fax ist
ausschließlich für den oben genannten
Empfänger bestimmt. Sollten Sie dieses Fax
irrtümlich erhalten haben, informieren Sie
bitte umgehend den Absender und vernichten
Sie alle Kopien.
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Tipps für ein gutes Fax-Deckblatt
1. Klar und übersichtlich halten
Ein Deckblatt ist kein Brief. Vermeiden Sie lange Texte und halten Sie sich an die wesentlichen Informationen. Der Empfänger sollte auf den ersten Blick erkennen: von wem, an wen, wie viele Seiten, worum es geht.
2. Große Schrift verwenden
Faxgeräte reduzieren die Auflösung. Verwenden Sie mindestens 12 Punkt, besser 14 Punkt für die Kernangaben. Standardschriftarten wie Arial oder Times New Roman werden am saubersten übertragen.
3. Schwarzer Text auf weißem Hintergrund
Verzichten Sie auf farbige Hintergründe, Wasserzeichen oder komplexe Grafiken. Faxgeräte arbeiten in Graustufen — bunte Elemente werden oft unleserlich. Ein einfaches, kontrastreiches Layout liefert die besten Ergebnisse.
4. Seitenanzahl nicht vergessen
Die Angabe „Seiten: 4 (inkl. Deckblatt)" ist eine der wichtigsten Informationen. Fehlt eine Seite beim Empfänger, kann er das sofort erkennen und nachfordern.
5. Vertraulichkeitsvermerk bei sensiblen Dokumenten
Wenn Sie vertrauliche Unterlagen faxen (Verträge, medizinische Dokumente, Finanzunterlagen), gehört ein Vertraulichkeitsvermerk auf das Deckblatt. Dieser hat zwar keine absolute Rechtswirkung, signalisiert aber dem Empfänger, dass die Dokumente nicht für Dritte bestimmt sind.
6. Als PDF speichern
Erstellen Sie Ihr Deckblatt in Word, LibreOffice oder Google Docs und speichern Sie es als PDF. So stellen Sie sicher, dass das Layout beim Versand über einen Online-Fax-Dienst exakt erhalten bleibt.
Fax-Deckblatt mit QuickFaxPro
Wenn Sie Ihr Fax über QuickFaxPro versenden, können Sie ein Deckblatt als erste Seite Ihres PDFs einfügen. Erstellen Sie dazu Ihr Deckblatt als eigene PDF-Datei und fügen Sie es mit einem PDF-Tool (z. B. dem kostenlosen Programm PDFsam oder der Vorschau-App unter macOS) vor Ihrem eigentlichen Dokument ein.
Alternativ bietet QuickFaxPro eine integrierte Deckblatt-Funktion: Sie geben Absender, Empfänger und eine kurze Nachricht ein, und das Deckblatt wird automatisch generiert — kostenlos und ohne auf die Seitenanzahl angerechnet zu werden.
Wann ist ein Deckblatt sinnvoll?
| Situation | Deckblatt empfohlen? |
|---|---|
| Fax an eine Behörde | Ja — erleichtert die Zuordnung |
| Fax an eine bekannte Person (direkte Nummer) | Optional — kann entfallen, wenn der Empfänger klar ist |
| Vertrauliche Dokumente | Ja — Vertraulichkeitsvermerk wichtig |
| Fax an ein Büro mit gemeinsamem Faxgerät | Ja — damit das Fax den richtigen Empfänger erreicht |
| Einzelne Seite ohne Kontext | Ja — Deckblatt gibt dem Empfänger den nötigen Zusammenhang |
Fazit
Ein Fax-Deckblatt ist schnell erstellt und macht Ihre Sendung professioneller, übersichtlicher und sicherer. Nutzen Sie die Vorlage oben als Ausgangspunkt, passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an, und speichern Sie sie als PDF für den Online-Fax-Versand.
Wenn Sie verschiedene Online-Fax-Anbieter vergleichen möchten, lesen Sie unseren Fax-Dienste-Vergleich.